Outlook 2016 und älter

Nicht zu verwechseln mit einem E-Mail-Postfach bei outlook.de (Methode a).

Hier geht es ausschließlich um das Mailprogramm "Outlook".

Funktioniert so La-La, aber keine automatische Konfiguration. Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung bitte nach unten scrollen.

Es ist auch noch Einiges nachzuschleifen:

• HTML- und Rich-Text-Emails abschalten.
  Datei -> Optionen -> E-Mail -> Nachrichten verfassen -> "Nachricht in diesem Format verfassen" ändern in: Nur-Text
  und
  Datei -> Optionen -> E-Mail -> Nachrichtenformat -> "Beim Senden von Nachrichten im Rich-Text-Format an Internetempfänger" ändern in: In Nur-Text-Format konvertieren

• Speichern von gesendeten Objekten abschalten.
  Datei -> Optionen -> E-Mail -> Nachrichten speichern -> bei "Nachrichtenkopien speichern": Haken weg.

• Signatur anpassen:
  Datei -> Optionen -> E-Mail -> Nachrichten verfassen -> "Erstellen oder ändern Sie Signaturen" -> Signaturen

  Hier sollten Sie sich als Vorlage einstellen:

  Mein Zeichen:
  Ihr Zeichen:
  # per EEB
  # Safe:
  # beate: sign
  # zu prüfen
  # vertraulich

  Dann werden neue Nachrichten immer mit dieser Vorlage erstellt. Was davon Sie bei der entsprechenden Nachricht im Einzelfall nicht wollen, belassen Sie einfach mit dem Kommentar-Zeichen (#) am Anfang der Zeile.

• Damit man in der Übersicht im Ordner "Sent" nicht immer sich selbst sieht, sondern den Empfänger: auf den Ordner Sent gehen, dann Ansicht->Ansichtseinstellungen->Spalten, dann erst "An" hinzufügen, nach oben verschieben über "Von", dann "Von" entfernen.

• Bisweilen kommt es zu Problemen mit Virenscannern/Firewall oder Ähnlichem. Wenn man nicht weiterkommt, wäre die erste Maßnahme: mal einen Thunderbird herunterladen, 1x starten, sofort wieder beenden, in beAte die automatische TB-Einrichtung starten und dann beAte im Thunderbird testen. Wenn es dort geht, können DNS-Rebind-Schutz, Virenscanner und Firewall als Fehlerquellen schonmal ausgeschlossen werden.

Feinschliff
Um bestimmte Nachrichten farblich zu markieren siehe unten.

bei Problemen

 ACHTUNG! 

Starten Sie  auf keinen Fall  eine Aufräum-Aktion von Outlook! Eine "Postfachbereinigung" führt u.U. dazu, dass beAte ebenfalls "aufräumt" und im beA alles beseitigt, insbesondere den beA-Papierkorb löscht.
Es kann nämlich mitunter passieren, dass Outlook zwar alle Nachrichten von beAte herunterzieht, aber keine anzeigt. Dann funktioniert hintenrum sämtliche Verbindung, bis hinein ins beA.

Sollte es Probleme geben, die sich nicht beseitigen lassen, dann wäre es eine Überlegung wert, sich mal testweise einen Thunderbird zu installieren und in beAte die automatische Einrichtung zu klicken. Wenn es dann geht (oder auch, wenn es nicht geht), hat man zumindest den Fehler eingegrenzt.

Outlook 2010

Dazu hatten wir eine Rückmeldung, leider eines völligen Computer-Laien: man kann die Nachrichten zwar in der Liste sehen, sie aber nicht öffnen. Fehler unbekannt. Wir freuen uns über Hinweise von fortgeschritteneren Kollegen, die uns auch mal Screenshots o.ä. schicken können.

Nachrichten ohne Anlagen, dafür mit Links
🎓🎓🎓 Einstellung nicht für Laien sichtbar

Wenn es Probleme im Outlook gibt, kann man ab 3 Hüten in den sonstigen Einstellungen unter "Performance" einstellen, dass beAte die Anlagen nicht anhängen, sondern nur verlinken soll. Sie werden dann nach Klick per http(s) im Browser übertragen. Alle abrufenden Rechner müssen dann Zugriff auf den beate-Rechner haben.
Achtung: Wenn man die Servereinstellungen (Port, TLS) ändert, funktionieren die Links nicht mehr.

Einrichtung Outlook 2016 Schritt für Schritt

Um in Outlook ein neues beAte-Konto zu installieren, klicken wir zunächst oben links auf "Datei" und wählen "Konto hinzufügen":

Sodann kopieren wir die Emailadresse aus beAte und geben sie in das Feld ein:

Outlook sucht und findet (seit Version 2016) keine Einstellungen - immerhin konnten wir durch geschickte Manipulation unseres Webservers dafür sorgen, dass nicht auch noch völlig falsche Einstellungen gefunden werden. Nach ein paar Sekunden bittet uns Outlook jedenfalls, den Kontentyp selbst zu wählen.
Wir entscheiden uns für "IMAP":

Sodann sehen wir wieder in beAte nach und tragen die entsprechenden Werte in die Eingabemaske ein:

• Wenn SSL aktiviert ist (ist es in der Regel)
  Eingehend: Server: local.bea-to-email.de, Port: 1910, Verschlüsselung: SSL
  Ausgehend: Server: local.bea-to-email.de, Port: 1911, Verschlüsselung: SSL
  Hinweis: SSL und TLS sind eigentlich das selbe. In Outlook Professional kann man zwischen SSL und TLS wählen. Hier gab es Probleme bei "TLS", aber nicht bei "SSL".

• Wenn SSL nicht aktiviert ist und Outlook auf dem selben Rechner läuft wie beAte:
  Eingehend: Server: 127.0.0.1, Port: 1910, Verschlüsselung: keine
  Ausgehend: Server: 127.0.0.1, Port: 1911, Verschlüsselung: keine
  Nörgeleien von Outlook, die Verbindung sei unsicher, übergehen wir, denn auf dem selben Rechner oder im büro-internen Netzwerk ist Verschlüsselung nicht wirklich wichtig.

• Wenn SSL nicht aktiviert ist und Outlook auf einem anderen Rechner im Netzwerk läuft:
  Eingehend: Server: [IP beAte-Rechner], Port: 1910, Verschlüsselung: keine
  Ausgehend: Server: [IP beAte-Rechner], Port: 1911, Verschlüsselung: keine

Zu guter Letzt geben wir noch das Passwort "beate" ein:

Sodann vermeldet beAte, dass die Kontoeinrichtung abgeschlossen sei. Wird nun die Ordnerstruktur aus dem beA angezeigt, dann wissen wir: die Verbindung steht schonmal. Um auch Nachrichten zu sehen, bitte einmal die Nachrichten abrufen oder etwas Geduld.
Nicht vergessen, im ersten Beitrag steht etwas von Nachschleifen, das ist leider nötig.

Feinschliff

Um sich die Nachrichten in Outlook 2016 etwas übersichtlicher darzustellen, kann man ihnen durch Regeln automatisch Kategorien zuweisen. Hier im Beispiel bekommen alle Nachrichten, bei denen noch ein eEB fehlt, einen orangenen Böppel und werden fett dunkelblau dargestellt.
So sieht es dann anschließend in der Übersicht aus:

Schritt 1:

eine Regel festlegen. Mit der Regel ordnen wir Nachrichten, in denen eine bestimmten Header-Zeile vorkommt, einer Kategorie zu.

• Start-> Regeln -> Regel erstellen
• in dem kleinen Fenster gehen wir sofort weiter auf "erweiterte Optionen"
• herunterscrollen zu "mit bestimmten Wörtern im Nachrichtenkopf"
• auswählen und unten auf "bestimmten Wörtern" klicken
• "Im Nachrichtenkopf zu suchende Wörter" eintragen: EEB_ANGEFORDERT: true
• Weiter klicken
• Unter "Was soll mit der Nachricht passieren" als Aktion wählen: "dieser der Kategorie Kategorie zuordnen"
• im unteren Bereich auf das unterstrichene Wort "Kategorie" klicken und eine neue Kategorie erstellen
• sinnvollerweise nennen wir sie eEB_abgegeben - mit Unterstrich für später.
• eine Farbe wählen, z.B. Orange.
• 2x weiter, Regelname eingeben, Regeln auf den Ordner anwenden und Fertig stellen

Schritt 2:

die Darstellung anpassen. Zunächst die orangenen Böppel

• Ansicht -> Ansichtseinstellungen -> Spalten
• im linken Bereich suchen wir "Kategorien", klicken in der Mitte auf "Hinzufügen" und dann tauchen sie rechts auf.
• OK klicken. Das muss für alle Ordner einzeln wiederholt erden.

Schritt 3:

die Schriftart ändern

• Ansicht -> Ansichtseinstellungen -> Bedingte Formatierung
• Hinzufügen, Namen vergeben - z.B. fehlendes EEB
• "Bedingung..." -> im neuen Fenster gleich "Erweitert"
• wir klicken auf Feld, wählen "Alle E-Mail-Felder" -> "Kategorien" und tragen als Text ein: eEB_abgegeben
• OK und die Schriftart einstellen. Es sind leider nur 16 sehr hässliche Farben vorhanden, man kann keine eigene hinzufügen. Ich habe mich am Ende für dunkelblau entschieden, Text Fett und Schrift größer.
• Nach einem Klick auf OK wird der Ordner neu eingelesen und die Anzeige entsprechend angepasst. Alle Nachrichten, die noch ein eEB wollen, erscheinen jetzt dunkelblau fett.