Handbuch

Hallo liebe Kollegen,

In der beAte-Konfiguration stellt man das Versand-Verzeichnis für PDF-Erkennung ein. Hier müssen jeweils einzelne Unterordner sein, in die die PDF-Dateien zum Versand kommen. Da beAte selbst auch Skelettordner anlegt, ist das schnell gemacht, dort die fertigen PDF in die richtigen Ordner abzulegen oder man druckt aus seiner Anwendung mit einem PDF-Drucker, z. B. mit dem Drucker "Microsoft Print to PDF". Der fragt noch ab, wo abgespeichert werden soll und dann speichert man dort.
Diese Handgriffe sind einfach und kosten nicht viel Zeit und Mühe, aber es geht noch einfacher:

Man braucht einen Druckertreiber, bei dem man nur ein Mal auf "drucken" klickt und der dann selbständig ein neues Verzeichnis im beAte-Versandverzeichnis anlegt und dann dort die gedruckte Datei reinlegt.

Genau sowas macht die Open Source Software clawPDF kostenlos.
Homepage: https://github.com/clawsoftware/clawPDF
Downloadlinks: https://github.com/clawsoftware/clawPDF/releases

Update: Bitte Version 0.9.0 benutzen, weil es mit der aktuellen Version 0.9.3 nicht funktioniert.
Download clawPDF_0.9.0_setup.msi: https://github.com/clawsoftware/clawPDF ... _setup.msi

Hierbei handelt es sich um einen Fork von PDFcreator FREE aus Hamburg, siehe: https://www.pdfforge.org/pdfcreator/download. (Letzterer hat die gleichen Funktionen, aber nervt gewaltig mit Werbung für die kostenpflichtigen Geschwister und wenn man nicht aufpasst, dann installiert er auch gleich noch den hauseigenen PDF-Architekten und einen Avast-Internetbrowser mit.)

Nach der Installation ruft man clawPDF über das Windows-Startmenü auf und kann dort alles konfigurieren.
Normalerweise wird nach dem Druck die erzeugte Datei noch einmal im Standard-PDF-Anzeigeprogramm geöffnet, aber das kann man über den Registrierungseditor regedit abschalten mit:

Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\clawSoft\clawPDF\Settings\ConversionProfiles\<Profilnummer>\OpenViewer = False

Ich habe den Drucker umbenannt auf "beAte" und das Profil angepasst.
Aus meiner Anwendung drucke ich auf diesen Drucker und ... fertig.

Am Abend muss ich nur noch in beAte auf die Prüfseite und kann dann alles absenden.

Hier eine Beispieldatei, die erzeugt wurde: N:\beAte\CL_1\Dokument_20241008090001_CL.pdf

Verzeichnis CL_1 = Meine Initialien, gefolgt von der JobID. Hier ist der DateTimeCode fehlerträchtig und nicht zu empfehlen!
Dokumen_DateTimeCode_CL.pdf = die gedruckte Datei.

Wenn nur ein Anwalt/Mitarbeiter in das Zielverzeichnis druckt, könnte man sich das mit den Initialien auch sparen. Ansonsten ist es sehr hilfreich, um später nachzuvollziehen, wer das Dokument gedruckt/produziert hat.

Aber auf diese Art und Weise landet jeweils nur eine Datei in dem Verzeichnis. Diese muss natürlich für beAte verwertbar sein, also auf der ersten Seite sollte ein Empfänger nebst den Aktenzeichen auslesbar sein.
Wenn man noch Anhänge absenden möchte, dann kann man nacharbeiten.
Aber bei mir in der Kanzlei habe ich ganz oft nur eine einzelne Datei, die ich versenden muss und da ist dann keine Nacharbeit erforderlich.

Vielleicht ist dieser Tipp ja für einige Kollegen hilfreich.

Viele Grüße
Claas Langbehn

Screenshots:

Vielen Dank für den Tipp, lieber Kollege! Ich nutze den Drucker entsprechend und genieße den deutlich reduzierten Aufwand.

Man kann das noch erweitern um das automatische Anlegen des Unterordners "Anlagen":

Die Datei beate.cmd muss mit einem Texteditor angelegt werden und hat folgenden Inhalt:

mkdir "%1"

Der Pfad unter "Zusätzliche Skriptparameter" muss der gleiche sein, wie oben bei "Automatisches Speichern", erweitert um "\Anlagen".
beate.cmd kann auch im Benutzerverzeichnis, dort in .beate abgelegt werden.
Im Programmeorder darf man nur als Administrator schreiben.

Screenshot: